秘書

秘書とは

秘書とは、企業や団体の社長、役員などの幹部が職務に専念できるように、幹部を補佐する様々な仕事を行う職業です。

企業や団体の社長や役員など幹部が職務に専念できるように、幹部を補佐する様々な仕事を行う。

基本的に幹部よりも早く出勤し、郵便物、FAX、電子メールなどに目を通し、緊急のもの、返事が必要なものなど重要度に応じて振り分ける。幹部のその日のスケジュールを確認し、必要な社内外への連絡・調整を行う。スケジュールに関する社内外からの問い合わせにも対応する。緊急のスケジュール変更の場合には、関係者への連絡など迅速に対応を行う。

来客や電話があった場合には、取次ぎと応対を行う。手紙など文書の作成や会議の資料作成や日程調整等をすることもある。

口頭や文書でよせられる膨大な情報のなかから必要な情報だけを取捨選択し、わかりやすい形にまとめて幹部に報告する。

海外との取引がある企業や団体では来客時に会議や商談に立ち会って通訳を務めたり、文書の翻訳を担うこともある。

また、出張の手配、慶弔の対応、取引先の人事情報のチェック、業界情報の収集整理なども行う。

◇　よく使う道具、機材、情報技術等

FAX、電子メール、文書作成ソフト（Word、一太郎等）、表計算ソフト（Excel、Googleスプレッドシート等）、オンライン会議ツール、パソコン